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Storga dans l'histoire de l'informatique administrative
une approche par les méthodes

La notion de document

Un document peut être considéré comme une suite d'informations d'une longueur telle qu'il puisse être consulté de bout en bout.

La problématique de l'organisation commence une fois que le volume à traiter dépasse cette quantité, si bien qu'il devient nécessaire de fournir des moyens efficaces de retrouver l'information pertinente pour la tâche à effectuer, sans avoir à prendre connaissance de l'ensemble.

Nous allons maintenant faire un rapide inventaire de méthodes d'organisation qui ont été mises en place bien avant la disponibilité d'outils informatiques.

Inventaire des méthodes d'organisation de l'information

Le classement

Classer, c'est avant tout jeter sélectivement ce qui ne vaut plus la peine d'être conservé, puis regrouper physiquement les documents traitant d'un même sujet, et ordonner les différents dossiers ainsi formés pour faciliter le fait de les retrouver ultérieurement.

Exemples:

   •   

dossiers clients

   •   

rangement dans des dossiers suspendu des données administratives d'une entreprise

   •   

revue de presse

   •   

sélection et numérotation à l'entrée dans les archives nationales

Les résumés

Les titres et résumés sont une manière de permettre au lecteur de se rendre compte avec une bonne probabilité si le document va lui apporter l'information qu'il cherche, sans avoir à lire l'intégralité du document pour cela.

Exemples:

   •   

titre + abstract dans une publication scientifique

   •   

dans un journal, introduction à un article déplacée en première page

Les références

Les références permettent de rattacher à un document d'autres traitant de sujets voisins, sans avoir à les regrouper physiquement.

Exemples:

   •   

bibliographie dans une publication scientifique

   •   

registre d'état civil: dans la fiche de chaque individu, on trouve le nom, la date et le lieu de naissance de ses parents, informations qui permettent de retrouver la fiche de chaque parent dans le registre d'état civil

L'indexation

L'indexation est une forme de référencement plus mécanique, où l'on rattache à un mot-clé (ou à une notion) l'ensemble des documents où il figure (ou en relation avec la notion).

Exemples:

   •   

l'index terminologique à la fin d'un livre

   •   

en archéologie, liste des documents faisant référence à un pharaon donné

Les fiches et fichiers

Les fiches permettent une prise de connaissance sélective de l'information plus efficace, en faisant figurer chaque information toujours à la même place.
Les fichiers permettent de retrouver la fiche rapidement, via un classement lexicographique.

Exemples:

   •   

fichiers de l'administration

Les files d'attente

Les files d'attente consistent à ranger à un endroit précis l'ensemble des documents, ou références à des documents, nécessitant un traitement particulier. L'information que l'on souhaite retrouver ici est 'qu'est ce qui est à traiter ?'

Exemples:

   •   

piles de dossiers dans l'administration (tous les dossiers d'une même pile doivent recevoir le même traitement)

   •   

listes des références à approvisionner car actuellement en quantité trop basse dans le stock

Qu'est ce que l'arrivée de l'informatique a changé ?

Dans un premier temps, c'est la puissance de la notion de fichier (au sens ensemble de fiches) qui a été démultipliée, du fait d'une possibilité nouvelle de traitement par lot automatisée.

Dans un second temps, le web provoque deux bouleversements simultanés :

   •   

d'une part, il démultiplie la puissance de la notion de référence via l'introduction de la notion d'hyper lien que l'on peut parcourir en une fraction de seconde ;

   •   

d'autre part il démultiple la puissance de la notion d'indexation via l'introduction d'un format de document universel, le HTML, et un format de transport universel, le HTTP, qui ont permis l'émergence d'index terminologiques globaux que sont les moteurs de recherche.

Où l'informatique a-t-elle trouvée ses limites ?

Faisons maintenant un point sur les limites de l'informatique actuelle concernant chaque technique de base.

Le document

Un des paradoxes du succès du web, qui a imposé un format unique, le HTML, pour les documents, et a permis ainsi l'émergence de l'indexation globale, est d'avoir largement échoué dans la possibilité donnée à tous de publier sur le web. Aujourd'hui, le citoyen moyen sait écrire et imprimer un document bureautique, l'envoyer par mail, mais pas le publier en ligne, activité encore réservée aux 'technophiles'.

L'essor des réseaux sociaux est largement lié à cette lacune, mais ils ne sont en rien une réponse satisfaisante du fait de leur spécialisation en terme de contenu et du niveau d'ingérence dans la vie privée qu'ils induisent.

Les résumés

Plus qu'il l'a changée, le web a tout simplement adopté la notion de titre + résumé + photo d'accroche au travers des sites de 'news' dont la page d'accueil n'en est qu'une liste (éventuellement défigurée par la publicité).

Les références

Le problème dont souffre la notion d'hyper lien introduite par le web, c'est son instabilité dans le temps.

Techniquement, un hyper lien sur le web est en gros formé par le nom du serveur suivi du nom du fichier qui contient le document désigné par l'hyper lien. Or le nom de fichier, notion introduite par Unix elle aussi dans les années 70, ne prévoit pas la stabilité dans le temps. Si l'on change le nom d'un des répertoires qui contient le document ou qu'on le déplace, alors l'hyper lien est 'cassé'.

Le classement et l'indexation

A ce niveau, l'informatique est victime de son succès technique. Puisque la capacité de stockage augmente exponentiellement dans le temps, pas besoin de trier, jeter : on conserve tout en l'état. Ceci a deux conséquences lourdes :

Tout d'abord, au final, l'information se perd. En effet, au bout de quelque temps, on sait que l'information existe, mais on ne sait plus où, et un peu plus tard, on ne sait même plus qu'elle existe. De fait, la motivation à assurer la recopie périodique des données numériques, indispensable techniquement à leur conservation, reste faible, et la perte, au final très importante, n'est plus du tout le résultat d'un choix raisonnable comme c'est le cas au niveau des archives nationales par exemple.

Ensuite, l'autre grande avancée du web, à savoir l'indexation terminologique globale, est devenue un plâtre sur une jambe de bois. Plus besoin de classer, puisque 'Google' le retrouvera. A ceci près que l'indexation est très efficace pour retrouver de l'information associée à des termes rares et bien définis, mais pas à retrouver tout type d'information. De plus, elle ne concerne que l'information publique et au format universel du web ; les innombrables formats de fichiers et divers systèmes informatiques utilisés dans l'informatique interne des organisations et individus s'opposent techniquement à une indexation globale efficace et à la possibilité pour l'information de survivre à l'organisation ou à l'individu qui l'a générée.

Les fiches et les fichiers

Le gros problème des fichiers (ensemble de fiches) que l'informatique n'a pas résolu, c'est leur rigidité. Cela se traduit à trois niveaux.

Tout d'abord, la difficulté, voire même plus radicalement l'incapacité, pour une organisation à exploiter efficacement les fiches issues d'une autre organisation.
Avant l'informatique, une fiche interne ou externe induisait pratiquement la même productivité. Aujourd'hui une fiche interne bénéficiera du traitement informatique, pas une fiche externe.
Or, du fait de l'apport de productivité proposé par l'informatique, on a complexifié considérablement les réglementations, et donc le nombre et la complexité des fiches, si bien qu'un traitement manuel devient impraticable. De ce fait, le problème se pose très concrètement dès lors que l'on veut par exemple consolider des caisses de retraite ou proposer au citoyen un service consolidé entre le tribunal de commerce, l'URSSAF, le RSI et autres.

Ensuite la difficulté pour une organisation à changer sa structure de fiches, donc adapter l'organisation du travail à de nouveaux besoins.
Le modèle relationnel introduit dans les année 70 et actuellement au coeur de pratiquement tous les systèmes administratifs permet très efficacement de changer l'utilisation faite d'un système de fiches, et c'est cette qualité qui l'a fait s'imposer, mais il n'aide en rien si l'on a besoin de faire évoluer la stucture des fiches.

Enfin, les bases de données informatiques nécessitent une planification préalable extrêmement précise, alors que dans la plupart des cas, c'est le tâtonnement et l'expérimentation qui seuls permettent de trouver (et surtout de garder) l'organisation optimale.

En conclusion, pour être performantes, les bases de données informatiques nécessitent deux conditions :

   •   

une activité qui ne change pas dans le temps,

   •   

exercée depuis des décénies pour que l'organisation optimale correspondante soit connue au préalable.

Les files d'attente

C'est le mail, au départ outil d'échange d'information, qui victime de son succès est devenu la file d'attente unique de trop nombreux individus, induisant au final une perte de productivité du fait de l'incapacité technique du mail à prioritiser et partager efficacement la charge de travail associée à son traitement.

Storga

Reprenons une troisième et dernière fois chaque technique de base, et voyons sous quelle forme le logiciel Storga la propose.

Le document

Storga propose un éditeur de documents qui permet de les partager sans effort, de les éditer collaborativement et simutanément, et assure une traçabilité parfaite.
De surcroît, tout document Storga est aussi une page web. Avec Storga, publier un document sur le web, c'est simplement rendre son accès public.

Le classement

L'interface utilisateur de Storga propose un mode 'Organiser' dont les outils sont spécialisés pour cette fonction: déplacer, regrouper, ranger dans des sous dossiers, supprimer.

Le fait qu'un nouvel utilisateur ne comprenne pas pourquoi ce mode existe est souvent le symptôme qu'il fonctionne encore sur la croyance que la capacité exponentielle dans le temps des systèmes de stockage numériques a rendue superflue la classification.

Les résumés

A chaque document Storga est associé un titre et un résumé (et éventuellement une icône ou photo).
Créer la page principale d'un site de news en Storga revient donc simplement à créer une  sous page pour chaque article.

Les références

En faisant disparaitre le lien entre document et fichiers Unix, Storga rend l'URL d'un document ou dossier permanente dans le temps, même s'il est déplacé, et résoud ainsi le problème technique associé aux hyper liens cassés sur le web.
Autrement dit, avec Storga, chaque document a une référence unique et permanente, comme aux archives nationales.

L'indexation

Dans Storga, à chaque document est associé un droit d'accès en lecture et en écriture, et l'indexation le prend en compte, si bien qu'il est possible pour un utilisateur d'indexer la totalité de sa documentation en préservant le niveau de confidentialité souhaité.

Les fiches et fichiers

La caractéristique principale d'une fiche Storga, c'est de pouvoir exister indépendamment et hors de tout fichier, ce qui introduit un niveau de flexibilité sans précédent pour un traitement informatique:

   •   

Un système Storga, contrairement à une base de donnée relationnelle n'est pas destiné à stocker juste quelques types de fiches bien défini, mais tout type de fiches.

   •   

De fait, quand on décide de faire évoluer un type de fiches, il n'est pas nécessaire de migrer les anciennes fiches: on les garde en l'état.

   •   

Mettre en place des nouvelles fiches ne nécessite pas de compétences de programmation, donc est accessible à tous les cadres d'une organisation.

   •   

Enfin, les états permettent de filtrer et trier des fiches pas toutes identiques : on est pas obligé de s'organiser sur le modèle 'je ne veux voir qu'une seule tête'.

Les files d'attente

Storga propose trois systèmes de files d'attente :

Les mails

Avec un mailer classique, chaque boîte est un environnement clos, ou les mails ne peuvent circuler que vers les sous dossiers à l'intérieur de la boîte.
Avec Storga, les mails peuvent être déplacés dans tout le site, par exemple dans les dossiers clients, et inversement, dans n'importe quelle zone du site, par exemple un dossier client, on peut retrouver tous les mails échangés depuis n jours, quelle que soit la boîte aux lettres concernée.

Les piles

Il s'agit de l'équivalent numérique d'une banette de rangement.

Les états

Nous avons indiqué précédement qu'avec Storga, chaque fiche existe indépendamment de tout fichier. Un état Storga est un document particulièrement puissant qui permet de retrouver toutes les fiches de certains types dans une zone du site donnée, de les filtrer et de les trier.
Une fiche peut donc apparaître dans différents états, et de fait, pour un jeu de fiches donné, on peut avoir plusieurs états, où chacun liste les fiches nécessitant un traitement particulier et donc joue le rôle de file d'attente. L'intérêt de Storga, c'est que contrairement à une organisation sans informatique où l'on doit déplacer physiquement le dossier pour le mettre dans le bac associé à l'opération à effectuer, avec Storga, l'état est aussi une machine a fabriquer automatiquement des hyper liens : chaque ligne de l'état renvoi vers la zone du site où se trouve la fiche correspondante.

Conclusion

L'objectif de Storga est d'être l'outil le plus flexible de mise en place d'une organisation dématérialisée, en proposant l'ensemble des techniques de base sous forme d'un seul logiciel cohérent.
Pour chacune de ces techniques, il existe des outils spécialisés plus performants, mais leur juxtaposition pour implémenter un système complet fait généralement chûter drastiquement la productivité globale, et de surcroît s'accommode plutôt mal des changements d'organisation dans le temps.