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Maîtriser les enregistrements

Définition

L'enregistrement est un des éléments fondamentaux de tout système de management de la qualité (SMQ).

La norme ISO 9000:2000, qui décrit les principes essentiels et le vocabulaire des SMQ, définit les enregistrements dans deux paragraphes :

2 Principes essentiels liés aux systèmes de management de la qualité > 2.7 Documentation

2.7.2 Types de documents utilisés dans les systèmes de management de la qualité

[...]

f) documents fournissant des preuves tangibles de la réalisation d'une activité ou de résultats obtenus ; on appelle ces documents "enregistrements".

[...]

3 Termes et définitions > 3.7 Termes relatifs à la documentation

3.7.6 enregistrement

document (3.7.2) faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité

NOTE 1 Les enregistrements peuvent, par exemple, documenter la traçabilité (3.5.4) et apporter la preuve que vérification (3.8.4), actions préventives (3.6.4) et actions correctives (3.6.5) ont été réalisées.

NOTE 2 En général, les enregistrements ne nécessitent pas de maîtrise des révisions.

Exigences

La norme ISO 9001:2000, qui formule les exigences pour les SMQ, impose la maîtrise des enregistrements :

4 Système de management de la qualité > 4.2 Exigences relatives à la documentation

4.2.4 Maîtrise des enregistrements

Les enregistrements doivent être établis et conservés pour apporter la preuve de la conformité aux exigences et du fonctionnement efficace du système de management de la qualité. Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessibles. Une procédure documentée doit être établie pour assurer l'identification, le stockage, la protection, l'accessibilité, la durée de conservation et l'élimination des enregistrements.

La norme exige d'enregistrer notamment :

les revues de direction (§5.6.1)

la formation initiale et professionnelle, le savoir-faire et l'expérience (§6.2.2)

la preuve que les processus de réalisation et le produit résultant satisfont aux exigences (§7.1)

les revues des exigences relatives aux produits (§7.2.2)

les éléments d'entrée concernant les exigences relatives aux produits (§7.3.2)

les revues de la conception et du développement (§7.3.4)

les résultats de la vérification de la conception et du développement (§7.3.5)

les résultats de la validation de la conception et du développement (§7.3.6)

les revues des modifications de la conception et du développement (§7.3.7)

les évaluations des fournisseurs (§7.4.1)

l'identification unique du produit (§7.5.3)

toute propriété du client perdue, endommagée ou jugée impropre à l'utilisation (§7.5.4)

les références de métrologie, la validité des résultats d'étalonnage et de vérification (§7.6)

les audits internes (§8.2.2)

la libération des produits, avec la preuve qu'ils sont conformes (§8.2.4)

la nature des non-conformités et toutes les actions entreprises, y compris dérogations (§8.3)

les résultats des actions correctives (§8.5.2)

les résultats des actions préventives (§8.5.3)

Transposition dans Storga : les formulaires

L'équivalent numérique de l'enregistrement est le formulaire.

En principe, on pourrait associer à tout acte et à tout fait qui nécessite d'être enregistré un formulaire. En pratique, un même formulaire peut "enregistrer" différents faits : un champ date de réception sur un formulaire bon de commande (enregistrement de la commande) peut faire office d'enregistrement de la réception. Ceci est rendu possible grâce à l'historique infini de Storga.

Historique infini

En plus de la possibilité de toujours pouvoir afficher une page Storga telle qu'elle était à n'importe quelle date/heure, il est également possible d'afficher toutes les valeurs qu'a prises un champ de formulaire, qui a effectué le changement de valeur et à quel moment. Exemple : valeurs prises par le champ "État" d'un formulaire projet de type panne

Versement aux archives

Pour pouvoir fournir une preuve tangible, le formulaire-enregistrement doit pouvoir être figé. En informatique, la lecture seule ("read only") est utilisée pour protéger l'information des changements que pourraient apporter des utilisateurs extérieurs. Par exemple, le champ "Article publié ou mis à jour le" au bas de cet article est "read only".

Dans d'autres cas, on souhaite aller plus loin : les factures émises doivent porter des numéros consécutifs, les pages du livre d'assemblée générale d'une société sont numérotées. Ce qu'on cherche à assurer, c'est une cohérence globale, en plus de constituer des preuves plus solides. Simplement passer en lecture seule est un peu faible dans ces cas. Storga a un mécanisme de versement aux archives, qui simultanément :

rend le formulaire "read only"

attribue un numéro d'archive unique

copie l'information (les champs et leurs valeurs, ou la signature électronique dans le cas d'un fichier) dans une zone non modifiable du serveur

Une fonctionnalité de relecture des archives permet de lister tout ce qui a changé ou n'est plus accessible et garantit ainsi que rien ne se perd, tout en constituant une preuve opposable (ce fichier texte peut être déposé chez un tiers de confiance).

Quelques exemples d'enregistrements dans Storga

Enregistrement d'une réclamation

Formulaire de réclamation

Aperçu de la fiche réclamation avec son formulaire

Enregistrement du contrôle colorimétrique d'une épreuve

Contrôle épreuve

Pack : int_16_529

Libellé : agrozumos - te meloc kelly 1.5L - arc 45047193 CP.247292

Références client : 45080009/45047193

#

Cylindre

Encre

L*C*h* cible

L*C*h* mesure

ΔCMC 1:1

ΔCMC 2:1

Valeurs spectrales

 

1

CY380844

p_2728_c

27 65 288

27 66 290

1.2

1.2

⚠ from 380 to 730 step 10 spectrum 0.02823 0.0615 0.13164 0.2253 0.28978 0.3317 0.36345 0.37129 0.35175 0.31465 0.26096 0.19291 0.13457 0.09345 0.06224 0.04549 0.03931 0.03486 0.02806 0.02345 0.0229 0.02527 0.02661 0.02491 0.02239 0.02247 0.02743 0.03931 0.05688 0.07064 0.07448 0.07062 0.06158 0.05674 0.06653 0.09814

2

CY380845

p_1795_c

49 78 32

49 79 32

0.5

0.4

⚠ from 380 to 730 step 10 spectrum 0.02741 0.0346 0.04062 0.04046 0.03686 0.03511 0.03555 0.03964 0.04608 0.04631 0.04702 0.05859 0.0736 0.0727 0.05841 0.04886 0.0451 0.03854 0.02907 0.02561 0.0548 0.19675 0.44247 0.64232 0.74251 0.78279 0.80309 0.816 0.8246 0.82836 0.82856 0.82771 0.82791 0.8284 0.83213 0.83982

Mesures effectuées le 2016-11-29 18:17:31

Par : Martin Dupont

Enregistrement d'une étude avec archive physique

Article publié ou mis à jour le 2017-01-06

Catégories : organisation

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