/

Ingénieur, entrepreneur, analyste process, coach en organisation et stratégie numérique
Cofondateur de Copliant - Associé Switch and Co

Copliant

Switch & Co

Classer

Classer consiste à jeter (ou inversement à décider ce que l'on veut conserver) et à ranger.

Les systèmes d'information (SI) classiques distinguent schématiquement deux types d'information numérique :

les données structurées (des "champs"), qui sont généralement stockées dans un système de gestion de base de données (SGBDD),

et les autres documents, qu'on trouve en majorité dans les systèmes de fichiers des postes ou des serveurs.

L'utilisateur ne se pose généralement pas la question de savoir où les données structurées sont rangées, ceci est géré par le SGBDD. Les autres documents posent davantage la problématique du classement. Les logiciels de gestion documentaire (GED) s'efforcent donc de ramener ces "autres documents" dans un SGBDD par l'utilisation de méta-données.

L'approche de Storga est inverse (les données structurées sont "rangées" comme les autres documents), et fait donc disparaître cette distinction.

L'une des difficultés les plus sérieuses pour exploiter efficacement les données et les informations d'un organisme, est de connaître et comprendre la structure du (ou des) système qui les contient.

Storga permet de comprendre facilement comment les données sont stockées, puisqu'elles sont stockées telles qu'on les voit, et non dans une structure de données sous-jacente : l'ordinateur et l'humain voient la même chose. En contrepartie de cette clarté, l'utilisateur de Storga est amené à réfléchir au plan de classement [archiv] ; comme les données ne sont pas projetées dans une structure sous-jacente, il faut choisir où on les range.

Lorsque j'ai commencé à utiliser Storga, j'ai réalisé que je passais plus de temps à me demander où ranger les blocs (fichiers, informations, formulaires, mails, etc.) qu'à avancer dans la mise en place d'une organisation efficiente. Bien souvent, je me suis demandé s'il était pertinent de classer, s'il ne valait pas mieux tout stocker en vrac avec des méta-informations ou tags pour pouvoir retrouver l'information via un moteur de recherche. Mes nombreuses années d'expérimentation m'ont convaincu que la perte de temps apparente que constitue le classement s'avère être en fin de compte un excellent investissement¹. C'est même une absolue nécessité pour un travail collaboratif efficient. Je vous propose dans cet article un guide classement pour gagner du temps dans la mise en place de votre système d'information.

Proposition de plan de classement

Un plan de classement est une convention qui permet

à chacun de retrouver où un autre a rangé l'information,

et à chacun de ranger l'information là où un autre pourra facilement la retrouver.

Bien évidemment, le fait de classer n'interdit pas l'utilisation de moteurs de recherche ou d'autres moyens détaillés plus bas (§ Personnaliser) pour retrouver l'information.

Au premier niveau, on peut séparer l'information générale, les données, les actes, qui sont essentiellement statiques, des processus et activités de l'entreprise (le manuel qualité, la définition de l'organisation) qui par essence se doit d'être dynamique et de suivre en temps réel le besoin de l'organisme.

Pour le premier type d'informations, le plus efficace est de raisonner "parties prenantes" ; pour le second, c'est l'approche processus, le découpage en activité.

Les parties prenantes

Ce sont les personnes morales ou physiques avec lesquelles l'organisme interagit, ou sur lesquelles elle a besoin de stocker et d'organiser de l'information ou des documents :

salariés,

actionnaires,

clients,

fournisseurs,

État,

collectivités territoriales,

agences gouvernementales,

partenaires,

concurrents,

etc.

Tous les éléments concernant un tiers (commandes, factures, devis, contrats, échanges, etc.) trouvent naturellement leur place dans la page ou l'arborescence du tiers.

Les processus

C'est le reflet de l'organisation et de la culture de l'entreprise. C'est donc une partie qui peut être très différente d'un organisme à l'autre. Il est néanmoins utile de connaître quelques référentiels tels que le processus classification framework de l'APQC [pcf], qui ont deux vertus :

1) permettre un benchmarking efficace, pour peu qu'on prenne la peine d'établir une équivalence entre les activités du framework et les activités "naturelles" de l'organisme

2) servir de "déclencheur" en fournissant une liste très complète d'activités, qui bien qu'utiles ‒ et parfois même très importantes ‒ n'ont pas été mises en œuvre dans l'organisme.

Je recommande de l'utiliser comme on utilise un plan de comptes en comptabilité générale : garder le ou les premiers niveaux (les catégories ou familles de processus), et spécialiser les niveaux plus détaillés, ou ne retenir que ceux qui sont réellement pertinents pour l'organisme.

Personnaliser

Classer est une opération arbitraire, qui privilégie toujours un point de vue, un axe ou certains critères par rapport à d'autres qui auraient également été possibles. Dans Storga, ce choix de départ est assoupli par trois techniques :

les liens

les copies partagées
cette technique particulièrement puissante permet de s'affranchir de la problématique de classement en silos [harari] que l'informatique a souvent contribué à aggraver.

l'indexation : les métadonnées (formulaires) que l'on retrouve par des filtres sur des états

Autrement dit, il est important de choisir une architecture commune, à laquelle chacun peut revenir au besoin, mais cela n'exclut pas d'avoir de multiples "vues" sur l'information. Chaque poste, ou chaque service, peut avoir son "portail" personnalisé. Chaque activité peut présenter automatiquement les données nécessaires à son traitement.

¹ Classer favorise la maîtrise des connaissances. Au fur et à mesure que l'on classe, on a une meilleure compréhension et on est mieux à même d'améliorer, de simplifier, etc. Si on se repose uniquement sur un moteur de recherche, l'organisation reste une boîte noire, et quand l'outil de recherche n'est pas pertinent, on ne l'est pas davantage².

² Storga dans l'histoire de l'informatique administrative ‒ une approche par les méthodes

Références citées

[harari]

Yuval Noah Harari, Sapiens, 2015

[archiv]

collectif, sous la direction d'Isabelle Chave, Abrégé d'archivistique, 2012

[pcf]

American Productivity and Quality Center, APQC Process Classification Framework, 2016

Article publié ou mis à jour le 2017-03-17

Catégories : organisation

Une réaction ?

0 commentaires

Votre nom :

Votre e-mail : (non publié)

Commentaire :

Commentaires