Les éléments de l'organisation numérique

Avant d'entrer dans le vif du sujet, et pour fixer quelques termes de vocabulaire de l'organisation largement employés sur ce site, voici un petit aperçu des principaux éléments que Storga va nous aider à gérer.

De manière générale, j'ai essayé de reprendre systématiquement les termes définis par les normes internationales.

L'approche processus est une manière efficace de décrire un organisme. Cette approche est préconisée par les normes internationales de qualité¹, qui donnent les définitions suivantes :

L'élément de base de l'organisation est l'action qui peut être menée raisonnablement par une personne en une fois, ou l'activité si c'est une tâche récurrente, ou encore l'événement s'il s'agit d'une tâche fixée dans le temps (l'événement peut lui-même être ponctuel - pot de départ en retraite - ou périodique - réunion de revue de direction).

Les actions et activités se retrouveront dans les listes de tâches individuelles ("todo-lists"), tandis que les événements trouvent leur place dans les agendas.

On peut regrouper les actions en projets et les activités en processus.

Chaque processus est donc un ensemble d'activités, mais il faut noter qu'une activité peut faire partie de plusieurs processus (l'ensemble des processus ne constitue pas une partition de l'organisme compris en tant qu'ensemble des activités).

L'ensemble des activités d'un organisme décrit exactement son organisation.

Le projet est défini par un objectif.

La taille du processus est choisie de manière à limiter conjointement les interactions entre processus, le nombre de processus, tout en optimisant sa documentation. Le processus est alors défini par son périmètre.

Un projet est délimité dans le temps, avec une date de début et une date de fin ("recruter un commercial"), un processus est pérenne ("facturer les clients").

La frontière entre un projet et un processus peut être floue : un processus démarre forcément un jour et peut s'arrêter. Inversement, un projet (ou type de projet) peut devenir récurrent. D'un point de vue méthodologique, la différence se fait dans le traitement. La première fois que l'on recrute un collaborateur, c'est un projet. Au bout de plusieurs recrutements, il est vraisemblable que se soit mis en place un processus "recruter un collaborateur" qui cadre la manière de conduire le projet de recrutement.

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¹ ISO 9000:2000 ‒ Systèmes de management de la qualité, Principes essentiels et vocabulaire

² La définition de l'ISO utilise l'adjectif "unique" qui est ambigu, au lieu du terme "non-récurrent" choisi ici.

³ L'ISO ne définit pas la notion d'activité. Il est utile pour la suite de différencier l'action, ponctuelle, de l'activité, qui elle est récurrente. Le projet est alors défini comme un "ensemble d'actions" plutôt que comme un "ensemble d'activités" (termes figurant dans la définition originelle).

⁴ Je n'ai pas trouvé de terme très satisfaisant pour l'événement récurrent (une réunion périodique par exemple), ce qui n'a pas grande importance au niveau de l'implémentation, puisque cette brique sera identique à la brique événement ponctuel ; c'est la manière de la générer qui variera. Cela dit, je reste ouvert aux suggestions...